Weshalb Listen-Pflege so ungemein wichtig ist
UPDATE 09.08.2021: Die Pflege Ihrer Empfänger-Liste ist nicht zuletzt auch für die Vermeidung von Spam-Fallen wichtig. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel "Was sind Spam-Fallen und was geht mich das an?"
Im Laufe der Zeit sammeln sich in jeder Empfänger-Datenbank zwangsläufig Dateileichen und veraltete Daten an. Das ist im Grunde völlig normal, denn manche Empfänger melden sich nun einmal ab, andere werden zu Bounces (wenn die Mails nicht mehr zugestellt werden können), wieder andere haben das Unternehmen gewechselt oder einfach kein Interesse mehr.
Da stellt sich die Frage: Sollte man da Zeit investieren und hin-und-wieder aufräumen?
Das sollte Ihnen nicht egal sein.
Auf den ersten Blick scheinen die veralteten Daten belanglos und eine Bereinigung als unnötiger Aufwand. Denn in den allermeisten Systemen macht es keinen Unterschied, wie viele Empfänger in der Datenbank gespeichert sind.
Doch auf den zweiten Blick ergeben sich durch fehlende Listen-Hygiene (ja, das nennt man wirklich so) eine ganze Reihe von Nachteilen:
- Je mehr Empfänger in Ihrer Versandliste sind, die sich nicht (mehr) für Ihre Inhalte interessieren, umso schlechter werden langfristig Ihre Kennzahlen, insb. die Öffnungs- und Klickrate.
- Die Versandkosten sind höher, als sie das sein müssten (bei den meisten Systemen wird nach Versandvolumen abgerechnet).
- Eine schlechte Datenbasis sorgt mittelfristig für sinkende Zustellquoten. Denn viele Provider werten die Interaktionen, also schlussendlich das Interesse, der Empfänger als wichtiges Kriterium zur Unterscheidung zwischen Spam und Ham (erwünschten Mails). Anders formuliert: Je schlechter die Öffnungs- und Klickraten (unter anderem) sind, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mails im Spam-Filter landen.
- Wenn Sie veraltete Daten, insb. von abgemeldeten Empfängern, nicht bereinigen, verstoßen Sie womöglich auch gegen die DSGVO. Denn das Prinzip der Datensparsamkeit verlangt, dass Daten nur solange aufbewahrt werden, als sie auch benötigt werden.
Listen-Pflege muss nicht viel Aufwand sein
Die gute Nachricht ist: Die Bereinigung der Datenbasis bedeutet normalerweise keinen großen Aufwand. Einmal im Quartal (oder noch seltener) ein, zwei Stunden Aufwand sind oft ausreichend.
Hier eine kleine Checkliste:
- Zuerst analysieren Sie die Bounces. Diese können im Normallfall bedenkenlos gelöscht werden, da Mails an diese Adressen ohnehin nicht mehr zugestellt werden.
- Dann erstellen Sie eine Liste der Abmeldungen, also jener Empfänger, die sich in keiner Versandliste mehr befinden oder aktiv angegeben haben, keine Mails mehr erhalten zu wollen. Diese können ebenfalls gelöscht werden, solange sichergestellt ist, dass sie nicht irrtümlich (z.B. über einen Import) wieder in die Datenbank gelangen können.
- Bei der Gelegenheit können Sie auch alle Empfänger mit einer ungültigen E-Mail-Adresse filtern und diese korrigieren oder löschen.
Die Reichweiten-Analyse als Königsdisziplin
Zum Abschluss sollten Sie eine Reichweiten-Analyse Ihrer Empfänger durchführen. So erfahren Sie, wie viele Empfänger in einem längeren Zeitraum (z.B. ein Jahr) zwar E-Mailings von Ihnen erhalten, diese aber nicht geöffnet haben. Sie können so also die Schläfer identifizieren.
Diese müssen aber nicht unbedingt sofort gelöscht werden. Sie könnten beispielsweise versuchen, die Schläfer mit einer Reaktivierungs-Kampagne wieder "ins Boot zu holen" oder sie - zumindest vorerst – in eine "Schläfer-Gruppe" zu verschieben, um sie weiter zu beobachten.
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