zur Übersicht Produkt-Neuheit: Einlass-Management: Zutritt via Kurz-Code

10.04.2020: Sie möchten bei einer Veranstaltung die Teilnehmer registrieren, damit Sie genau wissen, wer zu der Veranstaltung erschienen ist – und wer nicht?

Die eleganteste Lösung dafür ist die Registrierung mittels QR-Code. Doch natürlich gibt es auch Zielgruppen, die kein Smartphone haben oder mit QR-Codes nicht allzu viel anfangen können.

Hier gibt es eine praktische Alternative, die ebenfalls eine sehr schnelle Registrierung erlaubt. Die Registrierung mittels Kurz-Code, der per E-Mail mitgeteilt wird oder auf die Einladung gedruckt wird.

Das funktioniert wie folgt:

Schritt 1: Generieren Sie Kurz-Codes für alle Anmelder

Um so einen Code für jeden Anmelder zu speichern gibt es mehrere Möglichkeiten. Die einfachste ist, den Code automatisch im Zuge einer Anmeldung für jeden Teilnehmer zu generieren. Dafür bietet dialog-Mail einen praktischen Codes-Wizard, der alle notwendigen Einstellungen für Sie vornimmt.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Codes in Programmen wie Microsoft Excel zu generieren und zu importieren.

Schritt 2: Gestalten Sie ein Abfrage-Formular (ganz einfach mit einem Wizard)

Dann benötigen Sie nur noch ein Formular, mit dessen Hilfe Sie bei der Veranstaltung bei allen Teilnehmern die Gültigkeit des Codes überprüfen können.

Dafür bietet dialog-Mail einen neuen praktischen Powerformular-Wizard an: Sie legen dafür nur ein neues Formular an, rufen den Wizard "Check-in Script" auf, beantworten ein paar kurze Fragen (z.B. aus wie vielen Zeichen der Code bestehen soll) und fertig! Danach stellt das Formular selbständig fertig und nimmt alle entsprechenden Einstellungen vor.

Schritt 3: Die Überprüfung vor Ort

Bei der Veranstaltung selbst müssen Sie nur dieses Power-Formular aufrufen (am besten fügen Sie einen Link über das Icon "Formular-Codes generieren" in die Adresszeile Ihres Browsers ein bzw. platzieren ihn auf dem Desktop Ihres Laptops); das funktioniert übrigens auch perfekt auf Smartphones oder Tablets, weil die Powerformulare responsive sind!

Wenn Sie das Überprüfungsformular aufrufen, werden Sie nach dem Code gefragt. Hier geben Sie einfach den kurzen Code jedes Teilnehmers ein und klicken auf "Suchen".

Das Ganze sieht dann zum Beispiel so aus:

Vor Ort können Sie Teilnehmer innerhalb weniger Sekunden registrieren.

Wenn dialog-Mail den Code findet, wird das Formular automatisch mit allen Daten der Person ausgefüllt und Sie brauchen das Formular nur noch abzuschicken! So wird der Teilnehmer als "erschienen" registriert.

Andernfalls erscheint ein Hinweis, dass der Code nicht gefunden werden konnte.